皆さまこんにちは。株式会社Theatreの吉田です。
先日の記事『新規設立法人のオフィス契約について』と関連しますが、外資系企業が日本法人を設立するタイミングでのオフィス探しについて、ポイントをお話しします。
外資系企業で初めて物件探しや契約を担当される方には、ご参考になる内容かと思います。

外資系企業のオフィス契約時のポイント

基本的には日本の会社がオフィスを借りる時と進め方は変わりませんが、外資系企業特有のポイントについては以下にて先に申し上げます。この後の記事中でも必ず触れる部分です。

・日本法人は設立済みかこれから設立予定か（申込時点で）
・代表者は日本在住か外国在住か（申込時点で）
・日本語でのコミュニケーションについて

それぞれの国での商慣習がある一方、日本の物件を賃貸契約する場合においては、どうしても日本の法令や商慣習にも合わせていただきながら進めることになってしまいます。

せっかく良い物件に出会えたとしても、申込のタイミングで躓いてしまうことがないよう、事前に準備できるところは準備しながら進めると良いかと思います。

物件探し開始〜内覧

物件を探す際、外資系企業であることを含め、御社の状況をできる限り不動産仲介会社担当者へお伝えされることをおすすめします。
また日本は敷金（保証金）が諸外国と比べて高額であったり、「礼金」が発生するケースもありますので、本社とは事前に初期費用にどのようなものがあって、いくらくらい必要なのかは共有していただだくと、後々スムーズかと思います。

また外国語対応ができない不動産会社が多いため、日本語でのコミュニケーションをとることが難しい方がお越しになる場合は、通訳できる方をお連れになることが無難です。

申込・審査時

申込名義ですが、基本以下のような形です。

1.日本法人設立済みの場合→日本法人名義
2.日本法人設立がまだの場合→日本法人代表者名義

1.は法人登記簿謄本も取得できますので、設立済みの方の多くは日本法人名で申し込まれるかと思います。
2.は原則日本に在住している方でないと申込ができません。外国出身の方は注意が必要です。なお日本国籍は必須ではありません（但しビザは必要）。日本在住についてはこの後の「連帯保証人」の項目でも説明します。

申込時に必要な一般的な書類については『新規設立法人のオフィス契約について』の「入居審査必要書類」をご確認いただければと思います。

必要に応じて、事業資金がわかるもの（通帳写しや預金残高証明など）のご提出をお願いすることもあります。この点もまだ日本で銀行口座が開設できていなかったり、開設済みだとしても、申込時において親会社からの入金がまだされていない場合もよくあります。

その点も仲介会社に正直にお話しされた上で、オーナー側への対応をご相談されると良いかと思います。

事業計画書

既に日本以外の国で実績がおありの場合でも、事業計画書をご提出をお願いするケースが多いです。
事業計画書へ含めていただく主な項目については、『新規設立法人のオフィス契約について』の「事業計画書」の項目をご確認くださいませ。外資も内資も大きな違いはありません。

特に形式は問われないことが多いため、既にお手元にご用意がおありでしたら、先ずははそちらをご提出いただければと思います。

その他にも、既に日本でビジネスをされていて、売上が計上されている関連会社がある場合や、法人同士の取引はないが、代表者が別の会社を経営しているなど、貸主の安心材料に繋がる情報があれば、できる限り開示していただけると審査承認の確度は高まります。

申込される物件のオーナーの属性、考えを汲み取りながら、相談されている不動産仲介会社と一緒に準備を進めることをおすすめします。

連帯保証人

連帯保証人制度は、外国の方からするとあまり馴染みがないかもしれません。まずはこちらも基本的には『新規設立法人のオフィス契約について』の「連帯保証人」についての説明をベースに、外資系企業でよく話題になる部分のお話しをします。

まずはそもそも連帯保証人が必要かどうか、お客様の本国での事業の規模感や上場の有無などから関係者と相談をします。その上で必要となった場合については以下のポイントを整理しつつ進めます。

・日本法人代表者（代表予定者）は日本在住か外国在住か

まず大きなポイントは日本在住かどうかです。居住者や非居住者という表現を使うこともあります。国籍が日本か外国かというところも話題にはなりますが、日本に住所がないと、連帯保証人になれないことが多いです。そのため代表者が非居住者の場合は、対策を不動産仲介会社と考える必要があるでしょう。

・日本語でのコミュニケーションが可能か否か

テクノロジーの進化もあり、言語の壁はあまり気にならなくなっていますが、日本語でのコミュニケーションが必須という場合があります。私が経験した事例ですと、日本在住でビジネスの実績がある方でも、日本語でのやりとりが苦手なため、別の方を連帯保証人として立てて欲しいと言われ、その方の知人（日本人）にお願いしたことがありました。

契約締結

賃貸借契約書は日本語で作成されます。
外国語で説明したとしても、書類は日本語です。そのため、お客様側で通訳のご用意、本国との調整をお願いしております。
例えば日本語から英語に翻訳した場合、どうしても表現がストレートになることが多く、説明の仕方次第ではトラブルになることがあります。不動産仲介会社と丁寧なコミュニケーションをとりつつ、進めていただければと思います。
実際の契約締結時より、事前の契約書内容チェックに相当の時間をかけることが多いです。

諸々クリアになれば、無事契約締結の運びとなります。

おわりに

新規設立法人と内容が被る部分も多いですが、外資系企業に絞ってお話しするだけでもポイントは多いと感じます。

細かい部分について触れると他にもたくさんありますが、中でも私が経験した事例は、今後ケーススタディのような形で共有することも考えております。

多くの方が本業の傍ら、物件探しをされているかと思います。
ポイントを整理できれば、物件探し全体の効率も上げることができ、心理的な負担も和らぐのではないでしょうか。

お困りの際は、お気軽にお問い合わせくださいませ。
御社の状況について、ぜひ一度お話しを聞かせていただければと思います。